Politikalarımız

DETRO HEALTHCARE KİMYA SANAYİ A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER
GİRİŞ

• Politikanın Amacı ve Kapsamı
• Yürürlük ve Değişiklik

ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ

• Veri Sahipleri
• Kişisel Veri İşleme Amaçları
• Kişisel Veri Kategorileri

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR

• Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler
• Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar
• Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ veya ANONİM HALE GETİRİLMESİ

KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR

GİRİŞ

Politikanın Amacı ve Kapsamı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca oluşturulan işbu Detro Healthcare Kimya Sanayi A.Ş.(“DETROX”)Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), Şirketimiz tarafından Kanun’a uyumluluğunun sağlanmasını kapsamında belirlenen usul ve esasları kapsamaktadır.

Şirketimiz kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde Kanun kapsamında belirlenen ilke ve esasları benimsemiştir. İşbu Politika ile çalışan adayı, iş ortağı, tedarikçi ve Şirketimiz tarafından verisi işlenen üçüncü kişilerin verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar düzenlenmektedir.

Politikada kullanılan terimlere ilişkin tanımlar EK-1’de bulunmaktadır.

Yürürlük ve Değişiklik

Politika, Şirket tarafından yürütülen Kişisel Verilerin Korunması Uyum Projesi kapsamında yürürlüğe girmiştir.Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’ da değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ

Veri Sahipleri

Politika kapsamındaki veri sahipleri, Şirket tarafından kişisel verileri işlenmekte olan Şirket çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak veri sahibi kategorileri aşağıdaki şekildedir:

Kişisel Veri İşleme Amaçları

Şirket tarafından kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

•  Acil durum yönetimi süreçlerinin yönetilmesi
  •    Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
  •    Çalışan adayı seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi
  •    Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
  •    Denetim / etik faaliyetlerinin yönetilmesi
  •    Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
  •    Erişim yetkilerinin yürütülmesi
  •    Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
  •    Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
  •    Fiziksel mekan güvenliğinin temini
  •    Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi
  •    Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
  •    İç denetim / soruşturma / istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi
  •    İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
  •    İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
  •    İş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi
  •    İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi
  •    İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi
  •    Mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi
  •    Mal / hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi
  •    Mal / hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
  •    Organizasyon ve etkinlik yönetimi
  •    Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
  •    Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
  •    Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi
  •    Talep / şikayetlerin takibi
  •    Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini
  •    Ücret politikasının yürütülmesi
  •    Ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
  •    Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
  •    Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
  •    Yönetim faaliyetlerinin yönetilmesi
  •    Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi

Kişisel Veri Kategorileri

Şirket tarafından aşağıda kategorize edilmiş kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR

Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler

Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:

• Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi; Şirket, kişisel verilerinizin işlenmesinde kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve veri sahiplerinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.
• Kişisel verilerin doğru ve güncel olması; Şirket tarafından işlenen kişisel verilerinizin güncel olup olmadığına, buna ilişkin kontrollerin yapılmasına dikkat edilir. Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkı tanınır.
• Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi; Şirket, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce veri işleme amaçlarını tespit eder ve bu amaçların hukuka aykırı olmamasına dikkat eder.
• Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması; Şirket tarafından veri işleme faaliyeti toplama amacını gerçekleştirme için gerekli olan kişisel verilerle sınırlandırılmakta ve bu amaçla ilişkili olmayan kişisel verilerin işlenmemesi için gerekli adımlar atılmaktadır.
• Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması; Şirket tarafından kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:

• Kişisel veri sahibinin açık rızasının olması diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, 3.1. başlık altında yer verilen genel ilkelere uygun olarak, Şirket tarafından veri sahibinin kişisel verileri, veri sahibinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir.
• Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde Şirket tarafından kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda Şirket, ilgili hukuki düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.
• Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket tarafından rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan veri sahibine ait kişisel veriler, veri sahibinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.
• Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, veri sahibi ile Şirket arasında kurulan veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.
• Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda Şirket, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.
• Veri sahibinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, veri sahibi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı olarak Şirket tarafından veri sahiplerinin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda,Şirket zorunluluk kapsamında veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket ile veri sahibinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla Şirket tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde Şirket öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

Şirket, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:

• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin açık rıza vermesi halinde veya kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda işlenebilmektedir.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler,ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirket, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurtiçinde veya yurtdışına aktarabilmektedir.

• Kişisel verilerin yurtiçinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz Şirket tarafından aktarılabilmektedir.
• Kişisel verilerin yurtdışında üçüncü kişilere aktarımı, kişinin açık rızası olmadığı hallerde, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla Şirket tarafından kişisel verileriniz yurtdışına aktarılabilmektedir.

Aktarımın yapılacağı ülkenin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilecek güvenli ülkelerden olmaması halinde, Şirket ve ilgili ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi üzerine, Kişisel Verileri Kurul’un bu işleme izin vermesi ile Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde kişisel veriler yurtdışında üçüncü taraflara aktarılabilmektedir.

Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde Şirket, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:

VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

Kanunun 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, veri sahiplerinin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir. İlgili madde gereğince veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda veri sahiplerinin aydınlatılmasını sağlamak üzere şirket içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;

Veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu belirtmek isteriz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Sayılan haklarınıza yönelik başvurularınızı kvkk@detrox.com.tr adresine iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.

EK-1: TANIMLAR

VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVK Kanunu”) Kanunu’nun 11. Maddesi ile, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin çeşitli taleplerde bulunma hakkınız bulunmaktadır. Bu kapsamda, veri sorumlusu sıfatıyla Detro Healthcare Kimya Sanayi A.Ş. (“Şirket”) olarak Şirketimize, aşağıdaki kanallar vasıtasıyla yazılı olarak ileteceğiniz başvurularınız, KVK Kanunu’nun 13. Maddesi uyarınca, talebinizin Şirketimize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Veri Sahibi Başvuru Formu’nu indirmek için tıklayınız

DETRO HEALTHCARE KİMYA SANAYİ KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İçindekiler

1. GİRİŞ
   1.1. Amaç
   1.2. Kapsam
   2. TANIMLAR VE KISALTMALAR
   3. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
   4. KAYIT ORTAMLARI
   5. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
   5.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar
   5.2. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
   5.3. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
   5.4. İmhayı Gerektiren Sebepler
   6. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
   6.1. Teknik Tedbirler
   6.2. İdari Tedbirler
   7. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
   7.1. Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri
   7.2. Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri
   7.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri
   8. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
   9. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
   10. POLİTİKANIN YAYIMLANMASI
   11. SAKLAMA ve İMHA SÜRELERİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. GİRİŞ

1.1. Amaç

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca oluşturulan işbu Detro Healthcare Kimya Sanayi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Şirketimiz tarafından Kanun’a uyumluluğunun sağlanmasını kapsamında belirlenen usul ve esasları kapsamaktadır.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2. Kapsam

Şirket çalışanları, çalışan adayları ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirketçe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

Ayrıca, işbu Politika’da aksi belirtilmedikçe, Politika ile atıf yapılan dokümanlar hem basılı hem de elektronik kopyaları kapsamaktadır.

2. TANIMLAR VE KISALTMALAR

3. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılımı ve imha süreçleri aşağıdaki gibidir;

4. KAYIT ORTAMLARI

5. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket tarafından elde edilen bütün kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

5.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3’üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4’üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6’ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, Şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

5.2. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Şirketimizde, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak üzere ilgili mevzuat kapsamında kişiler veriler işlenir.

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

5.3. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasının ilgili maddelerinde yer alan kişisel veri işleme amaçlarıyla ve Kanun’un 5’inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarına istinaden kişisel verileri saklamakta ve kullanmakta olup, söz konusu şartların tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine imha etmektedir.

5.4. İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11’inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
• Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12’nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır. “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikamız” da detaylı bilgiyi bulabilirsiniz.

6.1. Teknik Tedbirler

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında “kapalı sistem ağ” kullanılmaktadır.
• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım politikaları hazırlanmıştır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Şirket içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Sızma testi uygulanmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
• Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

6.2. İdari Tedbirler

• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

7. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İmha kapsamında gerçekleştirilen tüm işlemler Şirketimiz tarafından kayıt altına alınmakta ve saklanmaktadır. Şirketimiz, Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re ’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre seçmekte olup, kişisel veri sahibinin talebi halinde uygun yöntemin gerekçesini açıklamaktadır.

7.1. Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri silme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:

7.2. Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri yok etme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:

7.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, Şirketimiz, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekmektedir. Şirketimiz, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri anonim hale getirme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:

8. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili uymakla yükümlü olduğu mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ve imha etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri aşağıdaki 11. Saklama ve İmha Süreleri Tablosu’nda belirtilen azami süreler boyunca saklamakta ve imha etmektedir:

• Kişisel veri sahibinin, Şirketimize başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imha edilmesini talep etmesi halinde Şirketimiz:
• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa:
• Kişisel veri sahibinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve kişisel veri sahibine bilgi verir, ve
• Talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, kişisel veri sahibinin talebini Kanun’un 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedilebilir ve ret cevabını kişisel veri sahibine en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

9. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Yönetmeliğin 11’inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirketimizde her yıl Mayıs ve Haziran aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

10. POLİTİKANIN YAYIMLANMASI

İşbu Politika yayınlandığı tarihinde yürürlüğe girmiştir.

11. SAKLAMA ve İMHA SÜRELERİ

Tarih:

İmza:

DETRO HEALTHCARE KİMYA SANAYİ ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER TABLOSU

1. GİRİŞ
   1.1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI
   1.2. YÜRÜRLÜK VE DEĞİŞİKLİK
   2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER
   2.1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASI
   2.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
   2.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
   2.3.1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE YER ALAN ÇALIŞANLARA YÖNELİK TEDBİRLER
   2.3.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ, MUHAFAZA EDİLDİĞİ ELEKTRONİK ORTAMLAR İÇİN
   2.3.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ, MUHAFAZA EDİLDİĞİ FİZİKSEL ORTAMLAR İÇİN
   2.3.4. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASINA İLİŞKİN ÖNLEMLER
2. GİRİŞ

1.1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında oluşturulan işbu Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması Politikası (“Politika”), Kanun’a uyumluluğun sağlanması ve Şirketimiz tarafından özel nitelikli kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin kuralların belirlenmesini amaçlamaktadır.

1.2. YÜRÜRLÜK VE DEĞİŞİKLİK

İşbu Politika Şirket tarafından yürütülen Kişisel Verilerin Korunması Uyum Projesi kapsamında yürürlüğe girmiştir. Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politikada değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER

Irka, etnik kökene, siyasi düşüncelere, felsefi inanca, dine, mezhebe veya diğer inançlara, kılık ve kıyafete, dernek, vakıf ya da sendika üyeliklerine, sağlığa, cinsel hayata, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ve biyometrik verilere ilişkin verileri ifade etmektedir.

2.1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASI

Şirketimiz tarafından, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, Kanunda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır. Kanunun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Kanuna uygun bir biçimde Şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla, veri sahibinin açık rızası ile işlenmektedir ve aktarılabilmektedir. Veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde, kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

2.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI

Şirketimiz gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli verilerini veri sahibinin açık rızası üzerine Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir. Yeterli Korumanın bulunmadığı durumlarda, Kurum tarafından yayınlanan yurt dışına veri aktarılmasına ilişkin taahhütname ilgili taraflarla imzalanarak Kurul’un onayına sunulacaktır.

2.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Şirketimiz tarafından, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Şirketimiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

Ayrıca özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafında belirlenen önlemler ile, uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler de alınmaktadır.

Şirketimizin genel prensibi, kanundan kaynaklanan sebepler olmadıkça özel nitelikli kişisel veri işlememektedir. Gerekli olmayan özel nitelikli kişisel veriler silinmekte veya karartılmaktadır.

Buna istinaden, özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik kurallar işbu politikada belirlenmiştir;

2.3.1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE YER ALAN ÇALIŞANLARA YÖNELİK TEDBİRLER

• Kanun ve buna bağlı yönetmelikle ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında düzenli eğitimler verilmektedir.
• Gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır.
• Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetki kapsamları ve yetki süreçleri YETKİ MATRİSİ ile tanımlanmıştır.
• Periyodik olarak yetki kontrolü yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alanlarındaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır.
• Çalışana envanter tahsis edilmiş ise derhal geri alınmaktadır.

2.3.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ, MUHAFAZA EDİLDİĞİ ELEKTRONİK ORTAMLAR İÇİN

• Özel nitelikli veriler kural olarak elektronik ortamda tutulmamaktadır.
• Zorunlu durumlarda özel nitelikli kişisel verilerin elektronik ortama alınması halinde veriler imha edilir, saklanmaya devam etmek istenmesi halinde, kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmektedir.
• Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmektedir.
• Verilere yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirilmesi yapılmaktadır.

2.3.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ, MUHAFAZA EDİLDİĞİ FİZİKSEL ORTAMLAR İÇİN

• Özel nitelikli kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Veriler kilitli dolaplar ve/veya kilitli odalarda tutulmaktadır.

2.3.4. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASINA İLİŞKİN ÖNLEMLER

• E-posta yolu ile aktarılması halinde kurumsal e-posta adresi veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılmaktadır.
• Taşınır bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması halinde -gerekli durumlarda- kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır.
• Kâğıt ortamında aktarım yapılırken evrakın çalınması, kaybolması, yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve belgeler “gizlilik dereceli belgeler” formatında kapalı zarfta gönderilmektedir.